Memoria técnica … ¿existe?

No hace mucho, asistí a una conferencia de cierto canal de distribución de equipo de computo y redes de datos, y en esta se hacia mucho hincapié en la necesidad de una memoria técnica, en ese momento mas de uno de los que ahí estabamos, comenzamos a sonreír maliciosamente.

La memoria técnicas es el talón de Aquiles de cualquier instalación de red, por no decirlo, de los usuarios finales, quienes sufrimos penurias si esta no existe. En mas de una empresa (chica, mediana o grande) que he visitando me he encontrado que al momento de pedirles una memoria técnica de su red, lo único que se obtiene es un signo de interrogación: ¿Qué es eso?.

Desgraciadamente y debido a la creciente necesidad de redes de datos en todo ámbito, la instalación de la misma se realiza de forma empírica y sin idea de la necesidad de un documento tan importante como este, aunque se trate de una LAN (Red de Area Local) de 5 equipos que se presume se puede mantener fácilmente, la necesidad de una documentación técnica es innegable.

Comencemos por definir muy a grandes rasgos que es una memoria técnica. Una memoria
técnica es el documento(s) en el cual se deberá de plasmar de forma gráfica la distribución de la red de datos instalada, dentro de este se deberá de incluir la ubicación física de los nodos, del panel de parcheo, del equipo activo, conductos de cable, etiquetado del mismo, así como además las lecturas obtenidas por el escaneo realizado al cableado que se ha instalado. Este documento(s) deberá ser presentado y explicado a detalle, para su aprobación, al representante o encargado local de la red de datos, es decir, al gerente de sistemas o encargado de soporte técnico, ya que ellos serán los encargados de darle soporte a dicha red cuando se haya terminado su instalación.

La entrega de una memoria técnica comúnmente se relaciona con la certificación de la red de datos (www.cabletesting.com), pero es una buena cultura, el contar con una memoria técnica en una red aunque esta no este certificada o sea de un tamaño pequeño.

Pero, ¿cuál es la necesidad de dicho documento?, si hasta hoy Yo no lo había oído mencionar, ¡no debe ser tan importante!, esta es una conjetura muy común en la que se cae, y hasta cierto grado cierta. Veamos alguno ejemplos.

Supongamos que tenemos a nuestro cargo una pequeña red, de 30 equipos, un servidor, un par de switch, un hub de impresión y un cableado para dicha infraestructura. Llega el día en que el gerente nos llama para notificarnos que se ha creado una nueva área dentro de la empresa y se agregaran 15 equipos mas a la red y de nuestra cuenta corre, la instalación de los mismos. Lo primero que nos viene a la mente es: ¿en donde se conectaran dichos equipos?, sabemos que contamos con una infraestructura pero desconocemos su organización, la solución es simple, compramos un nuevo switch y de ahí “colgamos” nuestros equipos, una solución rápida y sin mayor problema, imaginemos ahora que en el mejor de los casos, este evento se repita 3 veces mas, en diferentes ubicaciones y diferentes cantidades de equipo, lo que vamos haciendo es “colgar” nuestros equipos a los espacios que nos encontramos, como un incidente mas, supongamos que se fusionan dos áreas, y los equipos de cada una cambiaran de ubicación y se crearan vlan’s para esta nueva área y el resto de las áreas dentro de la empresa, en ese momento comienzan los problemas, porque se nos pedirá identificar los nodos a los que se conectan dichos equipos para poder establecer las vlan’s, entonces tendremos que ir siguiendo el cable hasta el equipo activo y ver en que puerto esta conectado, si se trata de un área grande y varios equipos, la tarea se vuelve rutinaria y cansada.

Otro ejemplo más típico, un usuario nos comenta: “mi equipo no esta en red” y al momento de verificar notamos que no hay señal en la tarjeta, ¿cómo saber si es problema del cable, la tarjeta o el equipo activo?, para poder eliminar estas opciones tenemos que saber a que puerto esta conectado el usuario, pero como saberlo si no esta activa su tarjeta y no podremos saber a que puerto esta conectado.

Un ejemplo mas, hemos decidido migrar de categoría el cable de red que tenemos instalado, pero para esta migración, el integrador nos pide nuestra memoria técnica para hacer un estimado de la cantidad de cable y costos del mismo, nuestra respuesta será:

¿Qué es eso?. La solución para cualquiera de estos tres ejemplos, es hacer acopio de toda la fortaleza física de técnico y/o responsable y comenzar a seguir cables, por donde sea que estos pasen, por muros, pisos, techos, tuberías, hasta llegar al punto en donde descubrimos que el cabe se ha trozado, que tendremos un costo extra por la obtención de esa memoria técnica o que algún proyecto vital de la empresa sufrirá un retraso por la falta de esta documentación.

Mientras la empresa no crezca, no se necesitara la memoria técnica, entonces … ¿tu empresa crecerá?.

Ahora sabemos lo que es la memoria técnica, nos hemos dado cuenta que es útil, ahora veamos como es que la podemos hacer si tenemos una red en crecimiento y aun no contamos con una memoria técnica.

Primero necesitaremos un probador, el mas sencillo será de utilidad, es decir, con que se puedan comprobar los pares de un cable de red básico (www.steren.com/sterenoticias/PDF/98-111.pdf ), claro habrá quien quiera adquirir un equipo de escaneo con opción a certificación, fabricantes como Fluke (http://www.fluke.com/) proveen excelentes soluciones, bastara, después algún software de diseño de diagramas de red, en lo personal he probado cuatro:

- MS Visio (http://www.microsoft.com/latam/technet/Artículos/200101/art01/default.asp).

- DIA(http://www.gnome.org/gnome-office/dia.shtml).

- Diagram Studio (http://www.gadwin.com/ds/).

- SmartDraw (http://www.smartdraw.com/products/smartdraw/index.htm).

Por ultimo y lo más importante, un cumulo de paciencia y tiempo, para revisar la red y capturar en el software todos los datos que vayamos levantando. En el camino se descubrirán varias cosas, por ejemplo, nos encontraremos que tenemos instalado equipo muy antiguo y en algunos casos obsoletos, también encontraremos equipo que no se utiliza, cables trozados que no se cambiaron , solo se dejaron de usar, puertos de nuestro equipo o panel de parcheo que no funcionan y que nunca detectamos, nodos de nuestra red que no sabíamos que existían o conexiones erróneas que nos generan errores que nunca solucionamos.

Claro, esto es solo una dramatización, cualquier parecido con la realidad es mera coincidencia.

La memoria técnica es tal vez el documento mas olvidado de una red, pero paradójicamente el mas necesario para el mantenimiento de la misma, la inexistencia del mismo o falta de actualizaciones de este, causan perdidas considerables de tiempo, dinero y esfuerzo. Las recomendaciones finales para el usuario final que no siempre entenderá de estos detalles técnicos, serán:

- Exigir que cuando se entregue la instalación de una red de datos sea junto con la memoria técnica de la misma.

- Pedir que le sea explicada al mayor detalle posible es significado de los documentos que se entregan.

- En la medida de lo posible, pedir al integrador que se haga un escaneo de la red de datos, esperando en algún momento poder certificar (EIA/TIA 568A/B, TSB 67, EN 50173, iso 9001 ) dicha infraestructura.

- Mantener actualizada la memoria técnica que se tenga, con el fin de que no se convierta en un documento muerto al paso del tiempo.